Obieg dokumentów w firmie – tradycyjny czy elektroniczny?

Prowadząc firmę, należy podejmować bardzo wiele decyzji – również tych, które nie są bezpośrednio związane z podstawową działalnością. W XXI wieku konieczne jest np. wybranie sposobu obiegu dokumentów w firmie, co może mieć znaczący wpływ na jej funkcjonowanie oraz sprawność zachodzących w niej procesów. Sprawdźmy zatem czy warto wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie, czy też lepiej jest pozostać przy tradycyjnej, papierowej dokumentacji.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – czy warto z niego skorzystać?

Pomimo rozwoju technologicznego oraz dostępowi w XXI wieku do ogromnej liczby nowoczesnych narzędzi, wielu przedsiębiorców wciąż odkłada decyzję o unowocześnieniu przedsiębiorstwa, również na polu obiegu dokumentacji. Przechowują oni tony papierowych akt, pism i umów, znacząco utrudniając sobie dostęp do informacji, a także zwiększając koszty archiwizowania dokumentacji. Na szczęście świadomość w tej kwestii jest coraz większa i z roku na rok coraz częściej słyszy się o zmianach, zachodzących w firmach – wielu przedsiębiorców, decydując się na elektroniczny obieg dokumentów w firmie, stawia na rozwój i daje sobie szanse na osiągnięcie upragnionego sukcesu biznesowego.

Dlaczego warto zdecydować się na ten krok? Z kilku powodów!

• Wdrażając elektroniczny obieg dokumentów w firmie, masz możliwość znacznie łatwiejszego i tańszego przechowywania firmowej dokumentacji – nawet na przestrzeni kilkudziesięciu lat. Nie musisz tworzyć papierowych archiwów danych, ponieważ wszystkie umowy, pisma i akta dostępne są w elektronicznym systemie.
• Dzięki obiegowi elektronicznemu, ujednolicasz i przyspieszasz wiele procedur w firmie. Możesz liczyć np. na to, że Twoi pracownicy będą mieli łatwiejszy dostęp do informacji, będą mogli natychmiast wymieniać się ważnymi wskazówkami czy podejmować natychmiastowe decyzje.
• Możesz o wiele skuteczniej działać na wielu płaszczyznach – dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów o wiele łatwiej przyjdzie Ci obsługa klienta, rozliczanie wynagrodzeń, rozpatrywanie reklamacji oraz wiele innych kwestii.
• Możesz sprawniej kontrolować działania swoich pracowników i sprawdzać status dokumentacji, trzymając rękę na pulsie – w przypadku papierowego obiegu dokumentów jest to znacznie utrudnione.
• Możesz przenosić do systemu wszelkiego rodzaju dokumenty, w tym faktury, pisma księgowe czy administracyjne, akta pracowników i wiele innych.
• Unikasz niepożądanych sytuacji, np. przeterminowania dokumentów albo zgubienia lub zniszczenia istotnych pism, co mogłoby narazić Cię na kary, np. w przypadku kontroli urzędu skarbowego.

Kto wdraża elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Zajmują się tym wykwalifikowani specjaliści, którzy dysponują zarówno nowoczesnymi urządzeniami (np. do skanowania dokumentacji), jak również korzystają z nowoczesnych systemów, dzięki którym mają możliwość wdrażania w pełni indywidualnie dopasowanych rozwiązań. Nie tylko unowocześnią oni Twoje przedsiębiorstwo, ale również podpowiedzą Ci jak ujednolicić procedury, przeanalizują najlepsze rozwiązania związane z obiegiem dokumentów w firmie, a także zapewnią budowę elektronicznego (a nawet papierowego!) archiwum dokumentów.

Decydując się na ten krok, zyskujesz o wiele większe szanse na rozwój swojego przedsiębiorstwa – warto więc skorzystać z rozwiązań, jakie daje Ci XXI wieku i znacznie przybliżyć się do upragnionego sukcesu!